Cara Mendapatkan Sertifikat ISO
Mungkin bingung, darimana harus memulai proses mendapatkan sertifikat ISO 14000 tentang system manajemen lingkungan. Dalam kenyataanya, mendapatkan ISO 14000 tidaklah sulit, apalagi bila anda menggunakan jasa konsultan ISO. Berikut ini kami ringkas 18 langkah mudah untuk mendapatkan sertifikat ISO 14000:
- Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000.
- Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:
- Kebutuhan sumber daya manusia seperti Management Representative atauKordinator ISO dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutudi perusahaan.
- Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
- Kebutuhan Biaya untuk konsultan ISOdan Sertifikasi ISO 14000
- Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala dan bawah atau staf kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO 14000. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.
- Buatlah rencana training. Training pengenalan ISO 14000 untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO 14000 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISOyang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
- Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar Sistem Manajemen Lingkungan ISO14000. Analisis apa saja persyaratan ISO yang belum anda terapkan.
- Rumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target)
- Rumuskan 6 prosedur wajibyang dipersyaratkan ISO 14000 yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal
- Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dsb.
- Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi).
- Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.
- Buatlah pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di perusahaan anda
- Terapkan sistem manajemen mutu yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
- Laksanakan training audit internal untuk tim ISO
- Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
- Hubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya anda harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.
- Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.
- Badan Sertifikasi akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.
- Selamat! Kini, sertifikat ISO14000 sudah di tangan anda. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan brand imageanda di mata pelanggan
Sertifikat ISO 14000 dikeluarkan oleh lembaga yang disebut badan sertifikasi.Badan sertifikasi yang eksis di Indonesiacukup banyak. Sebut saja diantaranya Sucofindo, SGS, BVQI, Lloyd, DQS, MSA, dll. Terdapat dua syarat untuk mendapatkan sertifikat ISO yaitu telah menerapkan system manajemen manajemen lingkungan sekurang-kurangnya tiga bulan, dan telah lulus audit.
Setelah organisasi anda menerapkan ISO 14000 sekurang-kurangnya 3 bulan, anda boleh mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dipilih. Badan sertifikasi akan meminta anda untuk mengirimkan sertifikat ISO seperti pedoman lingkungan, kebijakan lingkungan, sasaran lingkungan, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen/bagian. Anda juga diminta untuk mengirimkan bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen.
Lamanya waktu audit ditentukan oleh ruang lingkup dan bidang pekerjaan anda. Biasanya, audit dilakukan dalam 2 stage; stage 1 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi, stage 2 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi.Organisasi anda dinyatakan lulus jika tidak ada temuan yang bersifat majour (fatal). Temuan yang bersifat majour terjadi karena adanya sistem yang tidak berjalan sama sekali atau ada persyaratan ISO 14000 yang tidak diterapkan tanpa alasan. Temuan lain disebut minor dan observasi. Temuan minor terjadi bila organisasi anda hanya tidak konsisten dalam menjalankan sistem atau hanya sebagian persyaratan yang diterapkan dari yang seharusnya.Adapun temuan observasi hanya bersifat saran-saran perbaikan.Temuan minor dan observasi tidak menyebabkan kegagalan melainkan hanya perlu perbaikan-perbaikan.Anda diwajibkan untuk melakukan perbaikan terhadap temuan-temuan yang disampaikan terlebih dahulu sebelum proses pencetakan sertifikat. Setiap badan sertifikasi memiliki lama waktu pencetakan sertifikat yang berbeda-beda mengingat ada beberapa badan sertifikasi yang menginduk ke luar negeri.Pengalaman kami, waktunya berkisar antara 2 minggu sampai 1 bulan.
Sertifikat ISO 14000 berlaku untuk 3 tahun. Setelah 3 tahun, anda akan diaudit re-sertifikasi. Dalam masa 3 tahun, anda akan diaudit dalam periode tertentu (6 bulan sekali atau setahun sekali) yang disebut dengan surveilance audit
Biaya sertifikasi ISO 9001 berbeda-beda tergantung bidang pekerjaan dan besar organisasi anda. Setiap badan sertifikasi memiliki standar harga yang berbeda-beda. Namun yang jelas, ada 2 komponen biaya yang harus anda bayar yaitu biaya audit sertifikasi yang dikeluarkan diawal dan biaya audit surveillance.
Catatan:
– Badan Sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat bila perusahaan anda dinilai tidak melakukan kesalahan fatal (majour finding) yang biasanya diakibatkan adanya salah satu klausul yang tidak diterapkan
– Setelah audit sertifikasi, Badan Sertifikasi akan melakukan surveillance audit yang dilakukan secara rutin enam bulan atau setahun sekali
Sumber Refrensi : http://amazonfile.blogspot.com/2013/04/sejarah-iso-14000.html
budianto838 